Actualizado por Cool Tabs en 24 agosto, 2023
Las bases legales son un elemento informativo clave de cualquier sorteo, concurso o promoción. Si bien, los objetivos de este tipo de acciones online es variado (aumentar o dinamizar una audiencia social, fidelizarla, generar engagement…) y, en muchos casos, las marcas y empresas prescinden de la publicación de bases legales en sus sorteos. Sin embargo, en aquellas acciones en las que se tiene por fin la captación de leads, contar con este documento resulta de obligado cumplimiento, respecto del uso y tratamiento que se va a hacer de los datos captados, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Si vas a publicar próximamente un sorteo o promoción y no sabes cómo redactar las bases legales, toma nota. En este post, vas a encontrar una miniguía en la que te detallamos y explicamos los aspectos fundamentales que deben incluir las bases legales de un sorteo, concurso o promoción en redes sociales o cualquier canal online.
Índice
Bases legales: todo lo que debes saber
Por qué debes publicarlas
Contar con unas bases legales claras, sencillas y accesibles es básico para que los usuarios se informen sobre los términos y condiciones en las que tiene lugar la campaña en la que van a participar. También ofrecerá confianza a tus usuarios y clientes, reforzará tu imagen de marca, transmitirá transparencia y legalidad, y te otorgará protección frente a posibles reclamaciones.
Actualmente, la publicación de sorteo, especialmente en Instagram, lleva aparejada la proliferación de cuentas falsas que tratan de estafar a los participantes, haciéndoles creer que han resultado ganadores. Por lo que, publicar unas bases legales en las que dejes estipulado, por ejemplo, cómo realizarás la comunicación de ganadores, evitará que algunos de tus participantes puedan resultar engañados. Además, ante cualquier duda sobre las condiciones que atañen al sorteo, siempre tendrás un documento oficial al que remitirles.
Puntos básicos de unas bases legales
1. Identificación de la empresa organizadora.
En un primer punto, indica el nombre de la empresa u organizaciones que publican el sorteo o promoción. Es conveniente aportar el domicilio fiscal y el CIF de la empresa. También puedes incluir el objeto de la acción.
2. Ámbito temporal.
Esto es las fechas de inicio y finalización del sorteo o promoción. Especifica la fecha y la hora completas. Para evitar problemas, es conveniente incluso especificar la zona horaria.
3. Ámbito geográfico.
Concreta desde dónde se puede participar. Si la participación es internacional o hay algún país o zona geográfica excluida.
4. Mecánica y condiciones de participación.
Detalla los pasos o acciones que deben realizar los usuarios para participar, si deben facilitar algún dato, cómo se realiza el registro… También si tienen que cumplir determinados requisitos como, por ejemplo, ser mayor de edad, tener un número de socio…
En este apartado debería también especificarse que la empresa organizadora queda facultada para realizar las comprobaciones necesarias con el fin de evitar duplicidad de participaciones, en el caso de que no se permitan, así como para eliminar a los participantes que no cumplan con los requisitos mencionados o que participen de forma fraudulenta como, por ejemplo, mediante el uso de bots o sistemas automáticos de votos.
5. Selección del ganador.
Explica cómo, una vez finalizado el plazo de participación, procederás a realizar el sorteo. Si se realizará a través de una herramienta, como Cool Tabs.
Determina el número de premiados y, en su caso, de suplentes.
6. Comunicación del ganador.
Establece cómo y cuándo vas a comunicarte con el ganador o ganadores y el plazo máximo que este tiene para reclamar y aceptar el premio. También debes concretar qué ocurre si este no contestase, si se declarará desierto el premio y si pasará al suplente.
7. Valor y naturaleza del premio.
Especifica y describe el premio y su valor. Te recomendamos incluir un párrafo en el que te reserves el derecho a realizar cambios en este.
8. Fiscalidad.
Aquí dependerá de la normativa tributaria aplicable en el ámbito geográfico de la acción. Puedes especificar la tributación que soportará el ganador y la normativa que aplica.
En el caso de un sorteo, en España, sería de aplicación la Ley 35/2006 del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas; el Real Decreto no 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas; Ley 13/2011, de 27 de mayo, de Regulación del Juego, la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades y el Real Decreto 3059/1966 de 1 de diciembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de Tasas Fiscales. Así, de acuerdo con la normativa actualmente vigente, los premios están sujetos a retención o ingreso a cuenta del 19% siempre que su base de retención sea superior a 300 Euros.
9. Disposiciones adicionales y protección de los datos.
En campañas promocionales con recogida y uso de datos personales, entra en juego el RGPD. En este punto deberás informar:
- Dónde se incluirán los datos, quién será el responsable de su tratamiento y cómo contactar con él.
- Finalidades del tratamiento de esos datos.
- Plazos de conservación.
- Cesión y transferencias a terceros.
- Derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de los datos personales por parte de los participantes.
- Base jurídica del tratamiento.
10. Derechos de imagen, propiedad intelectual e intelectual.
En el caso de sorteos y concursos en los que el participante debe generar y publicar un contenido, como concursos de fotos, vídeo o texto, incluye un punto sobre la cesión de derechos de imagen y/o propiedad intelectual.
Informa que los contenidos producidos por los participantes podrán ser reproducidas y comunicadas públicamente.
Aquí también es importante especificar que los participantes garantizan que son titulares o cesionarios de los derechos, que se tratan de obras originales e inéditas y que no infringen derechos de terceros. Y, en el caso de que se fotografía o grabe a terceros, que cuentan con el consentimiento expreso e inequívoco de las personas que aparezcan.
11. Desvinculación de redes sociales.
Cuando la publicación del sorteo se realice en redes sociales o implique el registro con alguna plataforma social, especifica que estas no patrocinan, avalan ni administran la promoción, ni están asociados a ella.
12. Ley y jurisdicción aplicable.
Detalla por qué legislación se rigen las bases legales, por ejemplo, la legislación española, y los juzgados (los del domicilio de la empresa organizadora), que serán competentes para conocer de cualquier conflicto o controversia, por ejemplo, los Juzgados y Tribunales de Madrid.
13. Aceptación de las bases legales.
Concluye el documento con un párrafo en el que se informe de que la participación en la campaña implica la aceptación de las bases.
Otros aspectos a tener en cuenta
Una de las primeras cosas de las que debes asegurarte, antes siquiera de redactar las bases legales de un sorteo, es de que cumpla con las políticas sobre promociones de cada red social.
Cada plataforma tiene unas directrices respecto a las acciones que puedes solicitar a los usuarios que quieran participar en tu sorteo o concurso.
- Facebook: permite que se pida al usuario dar a ‘Me gusta’ y/o comentar la publicación del sorteo.
- Instagram: puede requerirse comentar la publicación del sorteo, mencionar a amigos en los comentarios y utilizar hashtags.
- Twitter: permite requerir follow y hacer retweet.
Si quieres conocer con más detalle qué acciones están prohibidas y cuáles permitidas, te invitamos a leer nuestra publicación sobre normativa de sorteos en redes sociales.
2. Cumplimiento del RGPD.
Si la marca o empresa organizadora trata datos de ciudadanos de la Unión Europea, debe cumplir siempre, y sin excepción, con lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos. En él se regula la forma en la que las empresas procesan los datos personales de sus usuarios, clientes, leads…
Por lo tanto, si vas a lanzar una campaña en la que para participar los usarios deban dejar alguno de sus datos personales, es importante que cumplas con la normativa.
Existen ciertos aspectos a los que debes prestar atención para integrar el RGPD dentro de tu estrategia de captación de leads.
- Consentimiento explícito para cualquier captación de datos. Desde recibir comunicaciones comerciales hasta los términos y condiciones. No olvides que no será válido el consentimiento tácito o el silencio de los usuarios.
- Los usuarios deben saber en todo momento qué tratamiento se les va a dar a sus datos a través de un consentimiento claro y fácil de reconocer. Es muy importante que se comuniquen las finalidades de cada uno de estos tratamientos de manera separada y clara.
- El consentimiento que se pida en los checkboxes debe estar formulado de forma positiva, nunca negativo.
- No podrás ofrecer opciones premarcadas.
- Los usuarios deberán poder acceder a los datos que han facilitado y sus derechos de descarga, modificación, derecho al olvido y borrado de forma sencilla. se incluían todos los checks necesarios para la
A la hora de crear y diseñar tus campañas de marketing de captación de datos (concursos, ruletas, juegos…), dispones de funcionalidades que te facilitan el cumplimieto del RGPD. En este sentdo, puedes añadir los checkboxes adicionales que necesites, para la aceptación de los participantes de las diferentes finalidades:
aceptar las bases legales, recibir publicidad, recibir comunicaciones de un club concreto, suscribirse a una newsletter…
Ejemplo de campaña con checkboxes adicionales a las bases legales
App para generar bases legales de sorteos
En Cool Tabs dispones de la app bases legales, que te permite generar los términos y condiciones de tus sorteo o promoción. Está incluida en todos los planes de la plataforma. También puedes usarlas durante los días de prueba gratis.
Esta herramienta te permite redactar bases legales y publicarlas, a través de la URL que se genera.
Puedes incluir tus propias bases legales o tomar como referencia nuestro modelo de bases legales para sorteos, que puedes editar y adpatar a tu campaña.
Dónde publicar tus bases legales
Siempre que lances un sorteo y comuniques su celebración en cualquier canal digital, deberías incluir en enlace a las bases legales. Estas deben estar disponibles para que los usuarios puedan consultarlas en cualquier momento.
- Publicaciones en redes sociales. En Facebook y en Twitter los enlaces que incluyas en las publicaciones son clicables. En el caso de Instagram, puedes incluirlo en tu biografía, como link en Sories o en la publicación de sorteo. Aunque los enlaces en post de Instagram no
- Blog corporativo.
- Landing de bases legales y promociones. Alójalas en una landing en tu web, destinada a comunicar este tipo de acciones promocionales.
Ten en cuenta que, en esta miniguía, hemos hecho referencia a la normativa que afecta a la UE, en relación con la recogida y tratamiento de datos personales. Es conveniente que, antes de publicar tu sorteo, concurso o promoción, investigues la normativa existen que aplica, en función del ámbito geográfico, a tu caso concreto.
Si quieres sabr más sobre cómo adaptar tus campañas de captación de leads al RGPD, descárgate nuestro paper white gratuito ¿Hay vida después del RGPD?
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