El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE llegó el pasado 25 de mayo y empresas y marcas se han adaptado a él lo mejor posible. Esta ley de protección de datos europea regula cómo las empresas procesan los datos personales. Es decir, si eres una empresa o marca que trata datos de ciudadanos europeos, debes tener muy en cuenta el nuevo RGPD a la hora de adquirir, agregar, difundir y eliminar los datos de los usuarios que obtienes (no así si si los datos que captas y tratas son de usuarios de un país no perteneciente a la UE). De lo contrario, y si no cumples con este reglamento, podrías arriesgarte a recibir multas e incluso a acciones legales en tu contra.

Es normal que tengas algunas dudas a la hora de lanzar campañas y promociones en redes sociales que impliquen captación de datos o generación de cookies para asegurarte de que realmente cumplan con las nuevas leyes. En Cool Tabs, te damos todos los consejos necesarios para que tus concursos y sorteos se adapten al GDPR.

Adapta tus campañas a RGPD con Cool Tabs

Como ya sabes, montar todo tipo de promociones en nuestra plataforma de Social Media Marketing es más que sencillo. E igualmente simple es adaptar tus campañas y promociones con los campos que encontrarás a la hora de crear tus Cool Promo Lite, Cool Promo o Cool Promo White Label, como tus sweepstakes. Como ya sabes, los usuarios, al participar en la promoción, deben dejar una serie de datos, y es ahí donde entra en juego la RGPD y la adaptación de tus campañas a ella.

Algo que debes tener muy claro es que tu marca, como organizadora del concurso, es la responsable del tratamiento de los datos que obtienes de los participantes, mientras que Cool Tabs actúa como encargado del tratamiento. ¿Cuál es la diferencia entre estos dos términos? El encargado es la persona física o jurídica que trata los datos por cuenta del responsable, y únicamente puede hacerlo conforme a sus instrucciones. El responsable es la persona jurídica que toma las decisiones sobre el tratamiento de estos datos: si van a conservarse, cederse o eliminarse.

El  RGPD deja muy claro que el consentimiento de las personas que te ceden sus datos debe “darse mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, específica, informada, e inequívoca del interesado de aceptar el tratamiento de datos de carácter personal que le conciernen”.

Es decir, cuando lanzas una campaña en redes sociales en la que vayas a captar datos de los participantes, debes dejarles claro cuál es la empresa que está captando esos datos y la finalidad específica para la que se van a usar, así como pedir el consentimiento expreso del usuario para tratar sus datos. También tienes que indicar específicamente cómo el participante de tu promoción podrá ejercer sus derechos de supresión, cancelación, rectificación, acceso y portabilidad sobre esos datos.

Además, a la hora de crear y ejecutar tus campañas en redes sociales de tal forma que la captación de datos se adapte por completo a la nueva RGPD, ten en cuenta también los siguientes consejos:

  • La redacción de la política de privacidad y de las bases legales ha de ser clara y fácil de entender. Esos textos largos y complicados o con “letra pequeña” ya no están admitidos.
  • Nunca puede ser obligatorio dar el consentimiento de cesión de datos para enviarlos a terceros.
  • No es legal el consentimiento negativo. Por lo tanto, los “No acepto recibir” están descartados.
  • No pidas datos en exceso, ya que puede contravenir el RGDP. Únicamente puedes pedir los datos que necesites.

A continuación, te contamos cuáles son las herramientas con las que cuenta nuestra plataforma para que tus promociones cumplan por completo con el Reglamento General de Protección de Datos. ¡Está en tu mano!

Herramientas de Cool Tabs para cumplir con la RGPD

Campo de texto legal

Aquí, podrás incluir tus bases legales como una primera capa informativa, indicando en qué consiste tu promoción y cuál o cuáles son la finalidad o finalidades del tratamiento de los datos que captes en ella. Además, tienes una opción adicional que te permite hacer obligatorio que el participante visualice las condiciones legales antes de poder marcar el check aceptándolas. Así, le añades otra capa extra de transparencia y seguridad. Puedes usar la opción de requerir que sea obligatorio para el usuario abrir las bases legales, leerlas hasta el final y hacer click en “Acepto”, quedando registo en Cool Tabs de que el usuario ha efectuado esta acción a efectos de ‘trazabilidad’ si es requerida.
RGPD: bases legales campañas

Casillas de verificación adicionales

Puedes añadir un checkbox para que el participante acepte recibir comunicaciones comerciales o agregar cualquier checkbox con condiciones adicionales. También podrás activar otro check específico para que el usuario acepte que se haga profiling, es decir, para que se elaboren perfiles con la información de los participantes de tu campaña.

RGDP: checkboxes

El mensaje de los opt-ins que incluyas en tus campañas debe estar claramente enfocado a la finalidad que quieras conseguir con la obtención de datos: por ejemplo, si tu deseo es enviar comunicación comercial, así deberás especificarlo, con una descripción clara. El usuario debe marcar cada opt-in para consentir cada una de esas finalidades de utilización de sus datos de forma expresa. Es decir, este consentimiento debe ser inequívoco y prestarse “mediante una manifestación del interesado o mediante una clara acción informativa”.

Si en el futuro quieres que la utilización de los datos que has conseguido con una campaña determinada tenga otra finalidad, deberás en ese caso pedir a estos usuarios consentimiento explícito para ella. La transparencia debe ser una máxima no solo a la hora de captar los datos, sino durante toda la relación.

Sin embargo, ten también en cuenta que, si la finalidad del tratamiento de los datos que se capten a través de tu campaña es siempre y únicamente la de enviar notificaciones comerciales, los usuarios deberán mostrar su consentimiento explícito, pero tú sí podrás hacer este checkbox obligatorio.

RGPD: aceptación comunicaciones comerciales

Inclusión de un disclaimer

Otra de las opciones es mostrar un disclaimer. Esta opción es muy  útil, ya que sirve para informar al usuario, de una forma clara y sencilla, de quién es el responsable del tratamiento de sus datos y cuál es la finalidad del mismo. También se le indica dónde puede ejercer sus derechos de supresión, cancelación, rectificación, acceso y portabilidad sobre esos datos. Como ya sabes, los textos legales complicados y enrevesados ya no son legales, por lo que la utilización de un disclaimer es perfecto para incluir un pequeño texto de información con los datos más relevantes para el usuario.

disclaimer RGPD

Campos informativos adicionales con texto

Bajo cada uno de estos checkboxes, podrás añadir un cuadro de texto adicional en el que puedes incluir toda la información que consideres oportuna para los usuarios de tus campañas.

GDPR: textos adicionales

Control de acceso al formulario de participación por edad

Este consentimiento inequívoco del que habla la nueva RGDP solamente es válido a partir de los 16 años. En el caso de que el interesado sea menor de esta edad, debe contar con la autorización de los padres y tutores legales. Cool Tabs cuenta con mecanismos para que la edad de los participantes en las campañas se restrinja a mayores de 16 años, o para incluir la autorización de padres o tutores en el caso de que sean menores de edad.

Social Media Analytics

Utilización de cookies

Por último, en Cool Tabs también puedes añadir un checkbox específico de política de cookies. Como ya sabes, una cookie es un archivo de texto que se almacena en el ordenador o dispositivo móvil mediante un servidor web, y permiten recordar a este servidor preferencias de navegación y que, por lo tanto, al usuario le resulte más eficiente hacerlo.

RGPD: cookies

La ley de protección de datos indica claramente que debe incluirse un aviso específico para que el usuario acepte de manera expresa la política de cookies, ya que mediante estas cookies se recogen datos sobre los usuarios y sus visitas. Por lo tanto, cuando vayas a lanzar tu campaña con Cool Tabs, te damos la opción de mostrar un aviso de cookies, que debe incluir una definición clara de su finalidad.

Con el aviso de cookies, se muestra al usuario la información de las cookies que se están estableciendo. Por ejemplo, si se usan las huellas de conversión y seguimiento de Cool Tabs, se generarán una serie de cookies (que recogerán esta información) de las que el usuario debe tener constancia.

GDPR: aviso cookies

Ahora que ya tienes claro todo lo que debes hacer para que tu campaña de redes sociales cumpla a la perfección con el RGPD, ¿a qué esperas para lanzar tu promoción con Cool Tabs?